Welke onderdelen van een IT-implementatie zijn bepalend voor jouw succes? De diversiteit aan nieuwe functionaliteiten die ontsloten worden, de intuïtieve interface, de optimale prestaties of de manier waarop de software de bedrijfsprocessen stroomlijnt? Stuk voor stuk belangrijke succesfactoren. Maar het allerbelangrijkste is en blijft de user adoption.
Een realistisch doemscenario
Stel je voor: jouw klant investeert in nieuwe bedrijfssoftware. Die installeer en configureer jij voor hem en hij zorgt ervoor dat zijn bedrijfsprocessen hier volledig op aangepast worden. Klinkt goed… behalve dat het – veelvoorkomende – doemscenario plaatsvindt. De medewerkers maken totaal geen gebruik van de oplossing. Opeens zijn alle goede bedoelingen veranderd in een kostbare investering, die zijn doel gemist heeft.
Visie vs. praktijk
Dit is wat we in de praktijk vaak zien: bedrijven waarvan het management duidelijk voor ogen heeft waarom de aanschaf van een applicatie noodzakelijk is. Maar waar de mensen die de applicatie daadwerkelijk moeten gebruiken niet weten hoe ze dat effectief doen en waarom het zo belangrijk is. Zij ervaren nieuwe systemen vaak juist als storend, omdat het in eerste instantie voor vertraging van hun werkprocessen zorgt. Hoewel tools ontwikkeld worden om processen makkelijker te maken, werkt het in het dagelijkse praktijk vaak anders.
Voorkom technische tekortkomingen
Als werknemers de reden achter de verandering niet begrijpen en/of niet weten wat de voordelen zijn, dan zullen ze niet investeren in het leren kennen van de nieuwe tool. Goede training, begeleiding en het voorkomen van technische tekortkomingen liggen daarom aan de basis van het succesvol in gebruik nemen van een nieuw systeem.
Langdurige klantrelaties
Met een user adoption training zorg je ervoor dat de medewerkers met plezier optimaal van nieuwe technologie gebruik maken en op nieuwe manieren leren communiceren en werken. Tevreden gebruikers betekenen een tevreden klant. En dat is natuurlijk precies wat jij wilt. Want een tevreden klant en tevreden eindgebruikers zorgen voor een langdurige klantrelatie en terugkerende inkomsten.
Nieuwe dingen leren kost tijd
Daarom spelen verwachtingsmanagement en producteducatie een belangrijke rol in user adoption trainingen. Zonder training zullen werknemers waarschijnlijk moeite hebben om de nieuwe technologie effectief te gebruiken, wat tot vastgelopen workflows en vertragingen leidt. Het implementeren van nieuwe software in combinatie met training voorkomt frustraties tijdens het overgangsproces, waardoor de adoptie gemakkelijker wordt.
Veilige leeromgeving
Door werknemers de tijd te geven om te oefenen met een nieuw systeem, bouwen zij aan hun vertrouwen in het werken met het systeem, zonder hierbij de dagelijkse werkdruk te ervaren. Na het afronden van de user adoption training weten zij precies hoe het programma hun dagelijks werk verbetert en kunnen ze direct aan de slag.
Training op niveau
In een organisatie of team zijn de verschillen in technologische kennis vaak groot. Sommige medewerkers hebben in het verleden vaker met vergelijkbare systemen gewerkt, terwijl anderen er nog nooit van gehoord hebben. Daarom is het belangrijk om gebruikerstrainingen op maat aan te bieden. Op niveau en afgestemd op het dagelijks gebruik van de medewerkers.
Van frustratie tot fan
Met de juiste ondersteuning kunnen zelfs medewerkers die weerstand bieden de grootste voorstanders worden. Voor hen is de toegevoegde waarde ook vaak juist het grootst. Hoe meer hulp zij hierbij krijgen, hoe groter de kans dat ook zij jouw nieuwe systeem zullen omarmen.
Ben jij benieuwd wat user adoption trainingen opleveren voor het succes van jouw implementatietrajecten? Neem contact op met Hans Dahler. Hij vertelt je graag meer over de effectiviteit en denkt met je mee hoe jij dit slim toevoegt aan jouw IT-dienstverlening.
